Thuiswerken

Voorop staan uiteraard altijd ieders gezondheid en veiligheid. We moeten opeens in heel andere omstandigheden werken en dat vraagt flexibiliteit, aanpassing en creatieve oplossingen. Gelukkig laten deze eerste maanden zien dat ons dat al heel aardig lukt. Zo vinden er leuke nieuwe vormen van overleg en samenwerking plaats. Maar natuurlijk rijzen er ook vragen en is het soms even zoeken naar wat er nu verwacht wordt van elkaar. Met deze informatie willen we je wat meer houvast geven en mogelijk enige onzekerheid wegnemen.

Thuiswerken per 31 augustus 2020 (academisch jaar 2020-2021)

*NIEUW* Wat verandert er per 31 augustus 2020 (academisch jaar 2020-2021)?
"In beginsel thuiswerken en in specifieke gevallen on campus"
Thuiswerken is sinds maart de norm aan de Universiteit Maastricht en dat blijft ook zo, maar de instelling heeft sinds de beëindiging van de ‘intelligente lockdown’ met het oog op de belangen van studenten, medewerkers en organisatie gezocht naar wegen om de belangrijkste activiteiten weer op te pakken en daarom zoveel veiligheidsmaatregelen genomen dat van medewerkers in beginsel gevraagd kan worden voor specifieke taken op bepaalde momenten naar de campus te komen. Denk daarbij aan het verzorgen van onderwijs en de daaraan gerelateerde ondersteuning, of voor het uitvoeren van lab-gebonden onderzoek.

Dit kan voor individuele medewerkers verschillend uitpakken, maar voor de meesten van ons betekent dit dat we nog altijd het grootste deel van ons werk thuis verrichten. De concrete uitwerking hiervan vindt plaats binnen de diverse eenheden in een gesprek tussen leidinggevende en medewerkers, en wordt beoordeeld in functie van de specifieke taken van het team, respectievelijk de eenheid.

Een tweede wegingsfactor die van groot belang is, is de capaciteit van onze gebouwen. Toepassing van overheidsmaatregelen, zoals de 1,5-meter afstandsregel en voorwaarden omtrent ventilatie, leidt ertoe dat we maximaal circa 1/3 van de gebruikelijke capaciteit kunnen gebruiken. Binnen deze kaders geven we vorm aan ons onderwijsmodel ‘On campus waar het kan; online als het moet’. De invulling van dat model weegt mee in de bepaling hoe we thuiswerken en werken-on-campus vormgeven. Wat lab-gebonden en/of gebouw-gebonden onderzoek betreft zijn afspraken rond fysieke aanwezigheid al enige tijd geleden vastgelegd in stringente protocollen.

Risicogroep
Behoor je tot een risicogroep, of verleen je (mantel)zorg aan iemand uit een risicogroep of ben je in verwachting, dan word je in ieder geval tot 2021 niet geacht om naar de werkplek op de UM te komen. Ook aan medewerkers die zich om andere redenen bezwaard voelen om naar de campus te komen, is gedacht. Zij worden wel gevraagd hierover in gesprek te gaan met hun leidinggevende en/of bedrijfsarts.

Strikt genomen gaat de UM ervanuit dat uiteindelijk niemand met gevoelens van onveiligheid of angst verplicht wordt om naar de campus te komen. De werkzaamheden worden in erkende gevallen vanuit thuis voortgezet en waar dat door de aard van het werk niet mogelijk is, kan tijdelijk een andere passende functie worden opgedragen.

Lees ook meer over veilig werken in coronatijd en het UM-veiligheidsprotocol.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn thuiswerkplek ergonomisch verantwoord is ingericht?
Sinds het begin van de coronacrisis moeten medewerkers van overheidswege nagenoeg volledig thuis werken. De UM heeft meteen gecommuniceerd over een juiste instructie van de ergonomische inrichting van de thuiswerkplek, over het mee mogen nemen van kantoorvoorzieningen, over de mogelijkheid om een preventiemedewerker om advies te vragen etc.

Nu het grotendeels thuiswerken langer gaat duren dan verwacht, is de vraag of je thuiswerkplek voor een nog langere periode nog wel voldoet aan de ergonomische eisen. Ook wanneer je geen klachten ervaart, is het van belang om een check van de thuiswerkplek te doen. Dat kan op de volgende manier:

• Check van de ergonomische werkplek met behulp van een test van de Vereniging van Nederlandse Universiteiten (VSNU).
• Mocht blijken dat de inrichting van de werkplek niet voldoende ergonomisch is ingesteld, dan kunnen nog steeds kantoorvoorzieningen op de werkplek worden opgehaald (na registratie). Het gaat dan om meeneembare voorzieningen zoals een beeldscherm, toetsenbord, muis, documenthouder en bureaustoel (op het werk zal een groot deel van de werkplekken niet benut worden waardoor deze voorzieningen beschikbaar zijn voor de thuiswerkplek).
• Als dit nog steeds niet tot een adequate oplossing leidt, kan 100% werken op een UM-locatie worden besproken.
• Indien volledig werken op een UM-locatie niet mogelijk is, kan een faciliteit (bijv. een verstelbare tafel) ter beschikking worden gesteld.  
• Neem in geval van (dreigende) klachten of twijfel over de juiste inrichting van je werkplek meteen contact op met je preventiemedewerker
• Deze medewerker kan je telefonisch of via een videoconsult instructies geven. Desgewenst (bijv. uit privacyoverwegingen) kan dit videoconsult door de arbodienst HCC worden uitgevoerd.
• Kijk hier voor diverse tips, zoals video’s om beweegmomenten in te lassen tijdens het beeldschermwerk.

Uitgangspunten

Afhankelijk van de werkzaamheden en de thuissituatie doen zich voor uiteenlopende groepen medewerkers verschillende situaties voor. Voor alle situaties geldt dat de volgende uitgangspunten van toepassing zijn, mits de gezondheid het toelaat. 

Een medewerker van wie het werk het toelaat en die de benodigde faciliteiten ter beschikking heeft, werkt vanuit thuis. Verwachtingen bij thuiswerken:

• Je zet je reguliere werkzaamheden zoveel als mogelijk voort. Als daarvan iets niet lukt, stem je dit af met je leidinggevende, zodat er samen naar een oplossing kan worden gezocht.
• Zowel je leidinggevende als je collega’s moeten weten op welke manier(en) je bereikbaar bent.
• Je leidinggevende moet er waar mogelijk voor zorgen dat je de benodigde faciliteiten hebt om thuis te kunnen werken (denk bijvoorbeeld aan een laptop en toegang tot de netwerken). Jij sluit daarvoor met je leidinggevende kort wat je nodig hebt. Houd er wel rekening mee dat we in deze omstandigheden niet altijd dezelfde Arbo-standaard voor werkplekken kunnen bieden als op je werkplek bij de UM. Toch is het van belang dat je jezelf informeert over verstandig thuiswerken. De UM biedt tips en informatie om te helpen bij het inrichten van een goede thuiswerkplek. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde spullen of apparatuur tijdelijk op je thuiswerkplek te gebruiken (bijvoorbeeld je stoel of beeldscherm). Stem dit af met je leidinggevende. Zie onderstaande tips. Zoek je informatie over verbindingen bij thuiswerken? Bekijk dan de FAQ over IT-ondersteuning of de ICTS handleidingen. 
• Door de cyberaanval in december en de coronacrisis ervaren we hoe essentieel een veilig en betrouwbaar computernetwerk is. Onze ICT medewerkers zorgen er 24/7 voor dat we in een veilige digitale omgeving kunnen studeren en werken. Samen zijn we ervoor verantwoordelijk om hackers buiten de deur te houden. Jouw gedrag draagt dus ook bij aan een veilig IT-landschap! Blijf dus alert, ook als je thuis op je eigen computer werkt. Hier lees hoe jij bij kunt dragen aan de cyberveiligheid van de UM-systemen.
• Belangrijk om te onthouden is dat thuiswerken om een ander soort communicatie vraagt dan je gewend bent. Van je leidinggevende wordt verwacht dat hij of zij jou en je collega’s zo goed mogelijk informeert over prioriteiten en zaken in teamverband. Van jou wordt gevraagd dat jij je leidinggevende en eventueel teamleden zo goed mogelijk op de hoogte houdt van de voortgang van het werk. De communicatie hierover kan op verschillende manieren plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan app-groepen, wekelijkse updates via e-mail, conference calls, of een dagelijkse coffee talk online waarin de stand van zaken wordt bijgehouden. Zoek samen met je leidinggevende en team naar een geschikte manier van communiceren.

In welke omstandigheden mag je fysiek naar het werk komen?
De UM volgt de nationale richtlijnen en adviezen van de regering. Het advies van de regering is momenteel om thuis te werken, tenzij... Dit ‘tenzij’ kan veel omvatten, bijvoorbeeld voor de cruciale beroepsgroepen die hun werk bij hulpdiensten en ziekenhuizen moeten voortzetten. Voor de UM betreft het ‘tenzij’ de mensen met een vitale, kritieke functie die niet vanuit thuis kan worden uitgeoefend. Overleg hierover met je leidinggevende en zorg ervoor dat je nooit alleen aanwezig bent in een gebouw. Van medewerkers die fysiek aanwezig zijn, wordt uitdrukkelijk verwacht social distancing in acht te nemen (houdt 1,5 meter afstand tot de ander, schudt geen handen). Dit geldt ook voor mensen die volledig hersteld zijn van COVID-19 (volgens de arts), maar in overleg met de leidinggevende weer aan de slag gaan op locatie (voor nu alleen in vitale functies).

Een medewerker van wie de functie het niet toelaat om thuis te werken (vitale functies voor de UM), wordt fysiek op het werk verwacht, tenzij zich gezondheidsklachten voordoen. Social distancing wordt daarbij in acht genomen. De UM zorgt ervoor dat medewerkers ver genoeg uit elkaar kunnen zitten en dat er maatregelen zijn getroffen om besmetting tegen te gaan.

Voor een medewerker met een functie die door de omstandigheden fysiek niet kan of hoeft te worden uitgevoerd (zoals bijvoorbeeld een medewerker van een momenteel gesloten receptie of onderwijsbalie), is er een aantal mogelijkheden:

• Je  verricht tijdelijk andere werkzaamheden die vanuit thuis of op locatie uitvoerbaar zijn. Bespreek met je leidinggevende welke werkzaamheden (mogelijk van een ander team) jij kunt uitvoeren.   
• Je kunt je aanmelden om te helpen op plekken waar behoefte aan ondersteuning is. Als je in de gelegenheid bent om te helpen, meld je dan aan via staffcareercentre@maastrichtuniversity.nl. Het UM Staff Career Centre heeft de coördinatie hiervoor en matcht de hulpvraag met vrijwilligers die zich melden.

Een medewerker met zorgtaken (jonge kinderen, ouderen) wordt gevraagd om te proberen alternatieve opvang te regelen. Als dit niet of alleen gedeeltelijk mogelijk is, geldt het volgende:

• Je maakt een overzicht van welke taken je wel of niet kunt blijven uitvoeren in combinatie met je zorgtaken en deelt dit met je leidinggevende. Zo weet je leidinggevende waar er gaten kunnen vallen en kan hij/zij die zo tijdig opvullen.  Leidinggevenden is gevraagd om coulance te tonen naar medewerkers in deze situatie. Er worden niet dezelfde output en (online) aanwezigheid van je verwacht als in normale omstandigheden, maar er wordt wel van je verwacht dat je hierover goed communiceert met je leidinggevende.
• We begrijpen allemaal hoe ingewikkeld het is om thuiswerken te combineren met de zorg voor jonge kinderen of zieke familieleden of ouderen of anderszins in deze situatie. Ga dan ook waar nodig flexibel om met werktijden en zorg dat je ook momenten van rust hebt voor jezelf. Communicatie over wat wel en niet mogelijk is in deze omstandigheden is het belangrijkste.

Voor een medewerker met een bestaande fysieke beperking die bij UM met speciale voorzieningen werkt en deze thuis niet beschikbaar heeft, wordt een oplossing op maat gezocht. Neem hiervoor contact op met je leidinggevende.

Een medewerker van wie het onderzoek door deze omstandigheden vertraging oploopt – bijvoorbeeld door sluiting van het lab of uitstel levering van proefdieren – bedenkt samen met de leidinggevende hoe dit het beste op te lossen is. De omstandigheden zijn te divers om hier one-size-fits-all oplossingen voor te hebben. Van jou als onderzoeker wordt in ieder geval verwacht dat je een plan van aanpak voor het inhalen van de opgelopen vertraging maakt en dit afstemt met je leidinggevende/opdrachtgever.

Voorop staan jouw gezondheid en veiligheid en die van jouw omgeving.  Wij zijn als organisatie op elkaar aangewezen om in goede gezondheid en met een zo goed mogelijk behoud van de werkzaamheden door deze crisistijd te komen. Wij onderzoeken momenteel mogelijkheden om zo spoedig mogelijk online-trainingen voor vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling aan te bieden. Ook online worden er tal van artikelen gewijd aan gezond thuiswerken, kijk bijvoorbeeld eens naar de column van Ben Tiggelaar (NRC Handelsblad).

Er komt ook een tijd aan waarin veel mensen even verlof nemen. Blijf dit gerust doen in deze situatie als je werkzaamheden het toelaten. Het blijft verstandig om even af te schakelen, zeker in deze bijzondere tijden die extra energie vragen. Let op je balans.

Tips voor thuiswerken

Mogelijk kunnen onderstaande tips je een handje helpen om ergonomisch verantwoord thuis aan de slag te gaan en ervoor te zorgen dat je vitaal blijft. Het kan zijn dat je tegen de grenzen van je thuiswerkplek aanloopt en bang bent voor ergonomische klachten op den duur. Heb je op kantoor bepaalde voorzieningen (denk aan beeldschermen, toetsenborden, bureaustoelen en dergelijke) die je graag zelf naar huis wilt halen voor de komende tijd, neem dan contact op met je leidinggevende. Voor zover mogelijk kan die zorgen voor de facilitering en de daarbij horende administratie. Voor de optimale hoogtes van de stoel, bureau en beeldscherm verwijzen we naar deze korte tutorial van de VSNU.

• Verspreid het werk in blokken over de dag waarbij je eventueel uitwijkt naar de avonduren
• Als je veel moet telefoneren, zorg dan voor handsfree bellen door het gebruik van oortjes/koptelefoon of de speakerfunctie
• Wissel zitten aan de tafel ieder half uur af met rondlopen, bewegen of het doen van oefeningen. Loop bijvoorbeeld rond bij het telefoneren
• De gouden regel voor pauzeren is minimaal, ieder uur 5 minuten, elke 2 uur 10 minuten
• Zorg voor voldoende verlichting boven je werkplek
• Heb je geen verstelbare bureaustoel? Probeer dan de stoel eventueel wat te verhogen. Dit zodat, als je onderarmen op tafel liggen, je de schouders niet te veel hoeft op te trekken
• Steun de armen goed op tafel met het toetsenbord iets verder weg. Maar houd de rug recht en voorkom vooroverhangen
• Gebruik, indien mogelijk, aan tafel een apart toetsenbord en plaats de laptop op een verhoging (bijvoorbeeld een stapel boeken) zodat de bovenrand van het scherm iets onder ooghoogte komt
• Wees bij het werken op de laptop, zonder apart toetsenbord extra alert op het ontspannen van je schouder- en nekspieren en beweeg extra, zodat je spieren goed doorbloed blijven
• Ga bij voorkeur op een plek zitten met het raam aan de zijkant of achter je. Het is extra vermoeiend om richting het daglicht te kijken

Klachten

Mochten er vragen of klachten naar aanleiding van het thuiswerken optreden? Wacht daar dan niet te lang mee en stuur een e-mail naar de preventiemedewerker van de eigen eenheid (of een andere preventiemedewerker bij onbereikbaarheid van de preventiemedewerker van de eigen eenheid).