Foto-opdrachten
Een foto-opdracht (fotoshoot) moet goed worden voorbereid om tot een optimaal resultaat te komen. Bepalend hiervoor zijn:
- omschrijving van de opdracht, bepaling van de doelgroep
- keuze van de fotograaf
- offerte(s)
- briefing
- praktische organisatie van de shooting
- afspraken over aanlevering en afhandeling
De opdracht
De opdrachtomschrijving is de basis voor de shoot. Hierbij komen de volgende aspecten aan bod:
- Waar zijn de foto’s voor bedoeld (werving, verslag, ondersteuning van een artikel, testimonials enz.)?
- Wat is de doelgroep?
- Voor welke middelen zijn de foto’s bedoeld (drukwerk, website enz)?
- Wordt er een reportage gemaakt of is de shoot thematisch van aard?
- Zijn er specifieke eisen waaraan de foto’s moeten voldoen (stijl, aanpak, staande of liggende beelden)?
De opdrachtgever doet er goed aan om deze aspecten zo duidelijk mogelijk te formuleren voorafgaand aan het eerste gesprek met de fotograaf.
Keuze van de fotograaf
Voor fotografie-opdrachten werkt de UM met geselecteerde preferred supplier-fotografen. Deze fotografen zijn op de hoogte van alle richtlijnen en hebben vaste afspraken over beeld- en portretrechten met de UM.
Bekijk meer informatie en de contactgegevens van de preferred supplier fotografen. Bij de centrale beeldredacteur kan van elke fotograaf een prijsopgave worden aangevraagd.
Offerte
Op basis van de opdrachtomschrijving kan bij één of meerdere preferred supplier-fotografen een offerte worden aangevraagd. Het is goed om in een gesprek de opdracht zo nauwkeurig mogelijk toe te lichten zodat de fotograaf gericht offerte kan opmaken. Ook kan de fotograaf in het gesprek zijn/haar ideëen over de opdracht of eigen inzichten vanuit het vakgebied delen.
De offerte kan worden opgesteld op basis van een vaste orderprijs of - bij grote reportages – op basis van urenverantwoording. Bij deze laatste vorm moet je vooraf duidelijk aangeven wat de budgettaire ruimte is. Verleen nooit een opdracht met een financieel ‘open einde’. Spreek bij zeer grote opdrachten af om regelmatig een tussentijdse (financiële) rapportage aan te leveren.
Schriftelijke offertes moeten goed gecontroleerd en vergeleken worden voordat de opdracht wordt verleend. De centrale beeldredacteur kan hierover adviseren.
Briefing
Een goed opgestelde schriftelijke briefing is belangrijk voor het slagen van een fotoshooting. De UM werkt met standaard briefingformulieren. Hierin kunnen tijden, locaties, aandachtspunten, contactgegevens en aanleverspecificaties worden vastgelegd. Op die manier hebben alle partijen hierover duidelijkheid.
Download het briefingformulier (NL).
Praktische organisatie
Het plannen en organiseren van een goede fotoshoot is vaak meer werk dat het fotograferen zelf. Maak daarom vooraf goede afspraken over ‘wie wat doet’. Denk hierbij aan de volgende aspecten:
- Oriëntatie op lokatie(s) en bezichtiging vooraf
- Toestemming van gebouwenbeheerders/locatiemanagers
- Contact met docenten, onderzoekers, baliemedewerkers, overige betrokkenen
- Eventuele student-modellen
- Tijdstip (ivm activiteiten op de lokatie en lichtinval)
- Inrichting van de ruimte
- Vervoer, zowel van personen als van apparatuur
- Kleding, props
- Catering
Sommige fotografen zijn bereid om hierin zelf taken uit te voeren, ook om de lijnen kort te houden. Dit kan goed werken maar vraag vooraf naar eventuele extra kosten.
Aanlevering en afhandeling
De UM heeft met haar preferred supplier-fotografen vaste afspraken over het gebruiksrecht van de in opdracht gemaakte foto’s. Alle foto’s mogen na levering rechtenvrij toegepast worden in alle on- en offline communicatie-uitingen van de UM, inclusief officiële social media-kanalen. Dit geldt ook voor buitenreclame, stands, promotiemateriaal, advertenties etc.
De fotograaf kan alleen copyrights in rekening brengen als een foto aan een derde partij buiten de UM ter beschikking wordt gesteld. Dit kan alleen na toestemming van de universitaire opdrachtgever. Neem voor meer informatie hierover contact op met de centrale beeldredacteur.
Maak duidelijke afspraken over de aanlevering van de fotobestanden. Beelden voor direct gebruik of actuele fotoreportages worden meestal via een online file transfer aangeleverd. In de centrale afspraken wordt van de fotograaf altijd aanlevering op CD of DVD gevraagd, op een gezamenlijk te bepalen tijdstip.
Vraag of de fotograaf zelf een voorselectie maakt uit het ruwe materiaal en kies dan welke foto’s bewerkt en digitaal aangeleverd moeten worden. Een online preview-toepassing (gallery) kan daarbij goed werken.
Laat de fotograaf alle bestelde foto’s in de hoogste resolutie aanleveren, zodat er in een later stadium geen beperkingen zijn in de toepassing van de beelden. Grote bestanden verkleinen naar kleiner (web)formaat kan altijd, kleine bestanden vergroten is niet mogelijk zonder verlies van kwaliteit.
De fotograaf is verantwoordelijk voor de technische aspecten van de foto zoals kleur, contrast, uitsnede, resolutie enz. Eventuele digitale beeldbewerkingen moeten door de fotograaf zelf vóór aflevering zijn uitgevoerd.
Ga geen foto’s digitaal nabewerken als je kleurafwijkingen meent te zien. De meeste kleurafwijkingen worden veroorzaakt door de kwaliteit of instellingen van je beeldscherm. De fotograaf werkt met een professioneel beeldscherm dat de kleuren exact weergeeft.