Erasmus+ mobiliteit voor medewerkers

Het Erasmus+ programma voor stafmobiliteit is een door de EU gefinancierde beurs gericht op ondersteuning van de professionele ontwikkeling van onderwijspersoneel in samenwerking met andere Erasmus+ partnerinstellingen. De activiteiten die vallen onder het stafmobiliteitbeleid van de UM zijn:

• Jobshadowing en praktijkuitwisseling voor OBP (inclusief onderwijzend personeel categorie 4), ook in het kader van de staftrainingsweken van partners (voor een overzicht van beschikbare staftrainingsweken lees meer op IMOTION)
•  In een later stadium zullen ook onderzoeksactiviteiten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een gezamenlijk paper, het verzamelen van gegevens, het presenteren van onderzoeksresultaten etc.) voor beginnende onderzoekers (onderzoeksprofielen R1 t/m R2) mogelijk zijn.

Als je wil deelnemen aan dit programma, dien je zelf de training te regelen. De duur van je verblijf mag variëren van twee tot 5 dagen inclusief reistijd. Erasmus+ voorziet in een gedeeltelijke bijdrage in de kosten van het verblijf in het buitenland. Aangezien de Erasmus+ beurs slechts een gedeeltelijke vergoeding van de kosten biedt (zie hieronder), wordt deze aangevuld met UM-gelden tot maximaal € 1.500,- per mobiliteit. Omdat het een Nederlandse openbare universiteit is, gelden voor deze aanvullingen de landelijk afgesproken maximale vergoedingsbedragen voor buitenlandse dienstreizen.

De UM Erasmus+ stafmobiliteitsbeurs bestaat uit drie financieringscomponenten:

1. Een dagvergoeding (voor accommodatie en maaltijden)
2. Een reiskostenvergoeding (van en naar de mobiliteitsbestemming)
3. Een UM top-up waar nodig (de totale beurs zal maximaal €1.500,- zijn)

Dagvergoedingen

Reiskostenvergoedingen

Gebaseerd op de reisafstand per deelnemer. Reisafstanden dienen berekend te worden aan de hand van de afstandscalculator van de Europese Commissie. De aanvrager dient de afstand van een enkele reis te vermelden om het bedrag van de EU-subsidie ter ondersteuning van de heen- en terugreis te berekenen.

*Van toepassing wanneer een medewerker met de trein of bus naar de locatie van de mobiliteit reist

Aanmelding

Stap 3: Vul het aanvraagformulier binnen de gestelde termijn in en stuur het naar de stafmobiliteitscoördinator. Binnen 1 week na de deadline ontvang je een e-mail met de uitslag van de selectie.

In het aanvraagformulier moet je uitleggen waar je je mobiliteit wilt doen en wat je wilt doen. Je moet de keuzes motiveren en aangeven waarom je in aanmerking komt voor de stafmobiliteitenbeurs. Je wordt gevraagd relevante passages uit je CV aan te duiden en een geschat budgetoverzicht te geven voor reis en verblijf (max. € 1500,- voor 5 werkdagen inclusief 2 reisdagen). Verder ontvangen wij graag de bevestiging van de ontvangende instelling dat zij je willen ontvangen.

Als je wordt geselecteerd voor een Erasmus+-personeelsmobiliteit, moet je:

Stap 4: Vul de Staff Mobility Agreement voor Training in, dit document moet getekend zijn door het personeelslid, de manager en de ontvangende instelling. 
Stap 5: Stuur de Staff Mobility Agreement voor Training naar de Staff Mobility Coördinator via email.    
Stap 6: De Staff Mobility Coördinator controleert je formulier en stuurt het, indien correct, naar het Centraal Erasmus+ Office.

Stap 7: Het Centrale Erasmus+ Office stuurt je een Grant Agreement, die minimaal 2 weken vóór de start van de mobiliteit dient te worden ingevuld.

Stap 8: Tenslotte ontvang je een Certificate of Attendance Staff Mobility. Dit formulier moet worden ingevuld door de ontvangende instelling en moet binnen twee weken na het einde van de mobiliteit per e-mail worden verzonden naar het Centraal Erasmus+ Office.

Stap 9: De dag na de mobiliteit, ontvang je een geautomatiseerde e-mail om het online Participant Report in te vullen, waarin je Erasmus+-mobiliteit wordt beschreven. Het voltooien van deze laatste stap is verplicht; Houd er rekening mee dat de Erasmus+-grant pas naar het budgetnummer worden overgemaakt nadat dit Participant Report is ingediend.

Verzekering

Als personeelslid van de UM valt jouw Erasmus+ mobiliteit in het buitenland onder AIG Travel Guard Business Travel Insurance. Let op; als je je verblijf verlengt voor privédoeleinden, dan moet je zelf een reisverzekering afsluiten voor het privé deel van de reis. Meer informatie is te vinden op UMployee. 

Declareer jouw kosten

Het is mogelijk een voorschot aan te vragen om de kosten zoals reisticket en hotel te betalen. Binnen 2 weken na de mobiliteit, moet je bewijs aanleveren van de gemaakte kosten (tickets, facturen etc.). Je kunt maximaal €1,500.- per mobiliteit declareren.  

Kosten voor accommodatie en overige
Je kunt kosten voor accommodatie tot een maximum declareren, dit maximum is gesteld door de Nederlandse overheid en is gebaseerd op de bestemming (land/stad) waar de mobiliteit plaatsvindt. Je kunt het overzicht van de maxima hier vinden.  

Bijvoorbeeld: Je gaat op mobiliteit naar Florence voor 4 dagen (3 nachten). 

Je mag een maximumbedrag van €179,-/nacht (3 x €179,- = € 537,-) declareren voor je hotel en maximaal €105,-/dag (4 x €105,- = € 420,-) voor overige kosten zoals diner, taxi etc. 

Een maximum van €543,- blijft er dan over voor reiskosten. 

Reiskosten 

Deelnemende medewerkers kunnen, conform de geldende bepalingen, gebruik maken van de volgende vervoersmogelijkheden:

Trein
Indien de reistijd met de trein maximaal acht uur bedraagt, moedigen wij het aan om met de trein te reizen. De reistijd is de tijd die de reis duurt, gerekend vanaf Maastricht naar de bestemming. Dit is inclusief de reistijd naar het station of vliegveld en inclusief wachttijd (check-in tijd).

Vliegtuig
Als de reistijd met de trein meer dan 8 uur bedraagt, kan er met het vliegtuig gereisd worden. Het is nog altijd mogelijk om met de trein te reizen.

Indien beschikbaar heb je recht op een rechtstreekse vlucht. Indien een vlucht meer dan 6 uur bedraagt, kan UM tickets vergoeden voor een niet-rechtstreekse vlucht als:

• de kosten minimaal € 350,- lager zijn dan het ticket voor de rechtstreekse vlucht en
• de reistijd als gevolg van de niet-directe vlucht neemt toe met maximaal vier uur.

Instructies voor het aanvragen van een voorschot en het declareren van kosten worden samen met de Grant Agreement per e-mail verzonden.