Adviezen, consultancy en cursussen over hoe meer gebruik te maken van Europese programma’s gaan vooral over hoe een sterke aanvraag te schrijven en zijn dan een opsomming van een aantal randvoorwaarden en ‘Tips & Tricks’. Het is echter minstens zo belangrijk om veel aandacht te besteden aan de fasen die daaraan voorafgaan. Dan gaat het over overwegingen als waarom meedoen, wat is mijn rol, welke rol wil ik over vijf jaar spelen, de zgn. “Thoughts”. Het onderstaande betoog over hoe beter van Horizon 2020 gebruik te maken begint met de “Tips & Tricks” van de laatste fasen in de keten van idee naar project. Pas daarna komen de “Thoughts” aan de orde, dat houdt de spanning in het verhaal.

Een succesvol projectvoorstel schrijven is moeilijk, maar een project volgens plan uitvoeren is vaak nog lastiger. Twee tips zijn om een Consortium Agreement tussen de partners op te stellen en een Kick Off bijeenkomst bij de aanvang van het project te organiseren.

Vergeet het maar om met een ingediend projectvoorstel in Brussel te gaan lobbyen. Dat heeft geen zin omdat een aanvraag door onafhankelijke experts wordt beoordeeld, waarvan de namen niet of achteraf bekend worden gemaakt.

Het schrijven van een wetenschappelijk zeer goed voorstel is niet voldoende, het moet een aanvraag zijn die op alle (drie) criteria, waaronder wetenschappelijke kwaliteit, maximaal scoort.

Het schrijven verloopt veel sneller als een kleine kerngroep het voortouw neemt en de ‘scope’ vaststelt. Alle 5-10 leden van een consortium maximale inspraak geven vraagt veel meer tijd en hindert vaak het kiezen van een scherpe focus. Zodra een aanzet voor een scope op papier staat moet de directe en indirecte impact van het project ter discussie staan. Wie zijn de mogelijke gebruikers en wat te doen om hen te bereiken? Deze discussie hoeft de inhoud niet wezenlijk te beïnvloeden maar heeft een groot effect op de presentatie. In Horizon 2020 gaat het nog meer dan in voorgaande programma’s over impact.

De handleidingen van de Europese Commissie leveren prima formats voor een voorstel. Gebruik deze formats en geef zo veel als mogelijk details binnen het kader van het maximaal aantal pagina’s.

Het consortium moet een verzameling van excellente leden en complementaire expertise zijn. Hoe zulke partners te vinden? De zoektocht begint in de literatuur, maar eigen contacten en netwerken leveren vaak ook interessante namen. Deze twee methoden zijn minder succesvol als het gaat om het vinden van bedrijven. Hier bieden databanken van de EU en de EU National Contact Points uitkomst, zoals de RVO in Nederland.

Vaak wordt de vraag gesteld: hoe word ik door een coördinator gevonden en uitgenodigd om mee te doen? Daar zijn passieve en actieve partner search methoden voor. Meld in het eerste contact dat je faculteit over de ervaring beschikt om organisatorisch, administratief en juridisch in een complex EU-project effectief mee te doen. Het is bovendien waar: de UM heeft deze vaardigheden in huis om een belangrijk EU-speler te zijn. Het is bovendien de ambitie van het CvB omdat te zijn.

Denk goed na voordat de lange en moeizame weg van het ontwikkelen van een projectvoorstel ingeslagen wordt. Dat geldt vooral voor rollen als coördinator of work package leader en veel minder voor relatief eenvoudige taken als bijvoorbeeld task leader of minor participant.

Overweeg of het idee onderscheidend is én past in de call voorwaarden.

Praat over hoe het idee uit te leggen aan een groep evaluatoren die bestaat uit experts en niet-deskundigen.

De betrokkenheid bij het proces is groter naarmate de rol in het toekomstige project groter is. Een rol met veel verantwoordelijkheden komt niet uit de lucht vallen en is het gevolg van een strategie om zo ver te komen. Denk en handel daarom strategisch: wanneer wil ik op welk aandachtgebied een aansturende rol in een project spelen en hoe past dit project in deze strategie? (Overigens, het hebben en volgen van een strategie betreft niet alleen de betrokken individuen. Teams, faculteiten en zelfs universiteiten met een duidelijke kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen, en die over de resultaten verantwoording afleggen, blijken het beter in KP7 gedaan te hebben.)

Denk na over wie in welke fase kan adviseren en/of helpen. Zijn dat ervaren collega’s, interne professionele ondersteuners of anderen?

Wordt het projectidee gedragen door een trend, een maatschappelijke ontwikkeling of belangrijke recente publicaties, sluit het aan bij nieuw beleid? Gaat het over een Europese of een specifiek nationale uitdaging? Let wel, Horizon 2020 richt zich uitsluitend op Europese ‘problemen’ en op oplossingen die een Europese aanpak nodig hebben. Denk Europees, en denk tweemaal na voordat je begint!

Het spreekt vanzelf om bij de ontwikkeling van een projectvoorstel met de “Thoughts” te beginnen en pas daarna de ”Tips & Tricks” hun werk te laten doen. Bij deze drie Ts hoort eigenlijk nog een vierde T: die van Team. Zelfs bij persoonsgebonden beurzen is het schrijven van een competitieve aanvraag een teamsport geworden. In de basisopstelling van dit team kunnen collega’s uit eigen huis niet ontbreken, vast en zeker niet als het een eigen rol als coördinator of work package leader betreft.

Ook het zeer competitieve Horizon 2020 biedt kansen voor iedereen, waaronder nieuwkomers. Het grote mits is een tijdige en professionele voorbereiding. Laat ik tot slot nog een extra T toevoegen: Tenacious.